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如何做好會議預算?

       大型會議規劃方案預算方案是會議規劃的重要組成部分。如何做好會議預算?在這里,會務策劃公司告訴大家,會議策劃的費用主要由以下幾個部分組成。

一、運輸成本
       (1) 從出發地到會議地點的交通費用-包括航班、鐵路、公路、客船,以及從目的站、機場、碼頭到住宿地的交通費用
       (2) 會議期間的交通費-主要是會議場所的交通費,包括住宿地到俱樂部的交通費、俱樂部到餐飲場所的交通費、俱樂部到商務交流場所的交通費、商務考察的交通費以及其他參與者可能使用的預定交通工具。
       (3) 歡迎和回程運輸-包括航班、鐵路、公路、客船和到機場、車站和港口的住宿。

二、場地費用
       (1)會議場地的租用——一般來說,場地的租用已經包括了一些常用的設施,如激光筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或黑板、油筆、粉筆等,但不包括一些非常規的設施——如投影設備、臨時裝飾等,展臺等,當需要安裝非主席臺的發言線路時,可能需要另一個預算。
       (2) 場地安排費-如果不需要,這部分費用通常包含在場地租賃費中。如有特殊要求,可咨詢專業會務策劃公司。
 

會議活動


三、其他支持成本
       這些支持通常包括活動策劃和印刷、禮儀、秘書服務、交通和倉儲、娛樂和醫療、媒體、公共關系等。根據這些支持的臨時性質,如果會議組織者單獨尋找這些行業支持,成本可能高于市場價格。如果由專業會務策劃公司代理,將獲得相對低廉的價格和專業的服務支持。

四、住宿費用
       值得注意的是,住宿費中有些是全價,有些還需要額外的政府稅收。對于會議活動,住宿可能是主要費用之一。尋找專業的會務策劃公司通??梢垣@得更好的折扣。
       正常的住宿費不僅與酒店星級標準、房間類型等因素有關,還與客房內的開放式服務項目有關,如是否進行長途通訊、洗漱換洗、迷你吧飲品、一次性換衣、上網等,客房內水果供應及其他服務是否開放。會議組織者應明確酒店應關閉或開放的服務項目和范圍。

五、餐飲費用
       會議的餐飲費用可以是簡單的,也可以是復雜的,這取決于會議策劃的議程需要和會議的目的。
       早餐一般是自助餐,當然也可以圍桌吃飯,費用是按人數計算的(但考慮到會議就餐的特殊性和原材料的準備,估計吃飯人數與實際吃飯人數不應相差15%,或者餐廳有理由拒絕按實際就餐人數結算——而是按預定人數收取費用)
       中餐和午餐基本上屬于晚餐,可以采取數字預算-自助餐、按桌預算-圓桌的形式。如果主人希望飲料由自己購買而不是由餐廳提供,餐廳可能會收取一定的服務費。
       一般來說,如果在一家高星級酒店的餐廳用餐,餐廳拒絕讓主人帶飲料出來消費。如果餐館能把飲料拿出來消費,通常需要收取服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,一般在基本消費水平上加收15%的服務費。

六、視聽設備的成本
       通??梢院雎圆挥?,除非是在室外進行。如果為了公關效果必須在戶外進行,那么視聽設備的預算就比較復雜,包括:
       (2) 設備的運輸、安裝調試及控制技術人員的支持費用可委托給會務策劃公司
       (3) 音源-主要用于背景音樂和娛樂音樂。主辦單位可以攜帶或者委托代理人

七、雜費
      是指會議活動過程中的一些臨時安排所發生的費用,包括印刷、臨時運輸和裝卸、紀念品、模型和禮儀服務、臨時道具、傳真和其他通訊、快遞服務、翻譯、臨時商務車輛等。

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